Deep Dive
smart gastro

Lasst die umständliche Zettelwirtschaft ein für alle Mal hinter euch:
Der schnelle Mausklick spart auch in der Gastro Zeit und Geld.

Wie ihr euren Betrieb für die digitale Zukunft fit machen könnt und worauf ihr bei der Umstellung unbedingt achten solltet, erfahrt ihr hier.

Digital ist effizienter

Informations- und Werbemöglichkeiten über Websites und Social-Media-Kanäle sowie die Anbindung an Lieferdienstportale sind nur einige der vielen Chancen, die euch die Digitalisierung eures Unternehmens bietet.

Je umfassender ihr die verschiedenen Unternehmensbereiche vernetzt, desto schneller, sicherer und effektiver könnt ihr eure täglichen Arbeitsabläufe gestalten und kontrollieren. Zusätzlich gewinnt ihr Zeit für eure Gäste, euer Team und die Entwicklung eures Betriebes.

Auf die Planung kommt es an

Bevor ihr euch an die digitale Umstellung macht, solltet ihr eure Schritte zunächst genau planen und aufeinander abstimmen.
Was ist zu beachten? Hier das Wichtigste in aller Kürze:

Ist-Analyse

Verschafft euch einen Überblick, wo in eurem Betrieb ihr bereits auf digitale Lösungen setzt und wo noch mit rein analogen Mitteln gearbeitet wird.

Tipp: Wenn ihr die analogen Arbeitsprozesse zeitlich erfasst, etwa bei der Personalplanung, Inventur oder Preiskalkulation, wisst ihr später genau, wie viel Zeit ihr dank der neuen digitalen Helferlein eingespart habt.

Zielformulierung

Keine konkrete Planung ohne vorherige Zieldefinition. Legt fest, was ihr mit euren Digitalisierungsmaßnahmen tatsächlich erreichen wollt.

Ziele können etwa sein:

  • Mehr Zeit für Gäste oder den kreativen Teil eurer Arbeit
  • Mitarbeiter*innen entlasten
  • Senkung der Prime Costs, also der Summe von Warenverbrauch und Gesamtpersonalkosten
  • Erhöhung der Außer-Haus-Verkaufsumsätze
  • Reichweitenerhöhung

Wahl der Werkzeuge

Bei der Anschaffung der digitalen Tools habt ihr die Qual der Wahl.
Bevor ihr investiert, lohnt sich ein Praxistest: Von nahezu jedem Produkt auf dem Markt gibt es Demo-Versionen. Für den Kauf ausschlaggebend kann beispielsweise ein guter Kundenservice sein, eine unproblematische Schnittstellenanbindung oder die Integration an der Kasse.

Teamplay

Bindet euer Team sowohl in eure Planungen als auch in alle neuen Arbeitsprozesse ein.

Smart Gastro – Digitale Lösungen für euren Betrieb

Ob Kasse oder Warenwirtschaft, ob Menüplanung, Reservierungen oder Personalmanagement – es gibt viele Bereiche in eurer Gastro, bei denen ihr von einer Digitalisierung profitieren könnt. Hier ein kleiner Überblick:

Digitale Kassensysteme

Das digitale Kassensystem ist das Herzstück eines jeden smarten Gastrobetriebs. Schließlich könnt ihr darüber längst nicht nur die Bezahlung abwickeln, sondern auch:

  • Kassenbelege und Rechnungen verschicken
  • Gutschein- und Rabattaktionen durchführen und Preise auf eurer Speisekarte anpassen
  • Umsätze und Wareneinsätze tagesaktuell überprüfen und euch besonders umsatzstarke Tageszeiten und Speisen anzeigen lassen
  • Individuell eingerichtete Accounts für eure Mitarbeiter*innen anlegen
  • Rezepte und zusätzliche Speiseinformationen hinterlegen
  • Zeit, Geld und Papier sparen

Idealerweise ist das Kassensystem, auf das ihr flexibel über alle eure Tablets, Smartphones und Computer zugreifen könnt, auch mit einem Modul für die Warenwirtschaft ausgestattet. Lasst euch beraten.

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Warenwirtschaftssysteme

Ergänzt ihr euer digitales Kassensystem um ein Warenwirtschaftssystem, so kann dieses euren Warenbestand in Echtzeit aktualisieren. Dank der umfassenden Dokumentation von Warenein- und Warenausgängen habt ihr stets einen Überblick über eure Warenbestände und -ströme. Zusätzlich werden Rechnungen hinterlegt.

Der Vorteil: eine enorme Zeitersparnis bei Buchhaltung, Inventur und Einkauf.

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Digitale Menüplanung

Eine digitale Speisen- und Menüplanung hilft euch dabei, euren Wareneinsatz exakt auf Gramm und Milliliter zu berechnen. So habt ihr die Möglichkeit, eure Netto- und Bruttopreise effizient zu kalkulieren und profitabel zu gestalten.

Digitale Hygiene-Dokumentation (HACCP)

Lebensmittelunternehmer*innen sind gesetzlich zu einer Hygiene-Dokumentation verpflichtet, die auf den Grundsätzen des HACCP-Konzeptes beruht. Sie dient dazu, Gefahren zu identifizieren und Risiken abzuschätzen, die mit der Verarbeitung von Lebensmitteln zusammenhängen oder von fertigen Produkten ausgehen. Dabei ist die Erfassung folgender Vorgänge und Daten elementar:

  • Wareneingangskontrolle (Zustand der Lebensmittel, MHD, Temperatur)
  • Temperaturüberwachung (Festlegung von Grenzwerten bei Kühlung und Gefrieren, deren Einhaltung täglich zu kontrollieren ist)
  • Reinigung und Desinfektion (Festlegung von Reinigungs- und Desinfektionsintervallen für Räume und Arbeitsgeräte)
  • Schädlingsbekämpfung (regelmäßige Kontrolle sowie im Fall von Schädlingsbefall die Dokumentation der Bekämpfungsmaßnahmen)
  • Personalschulung (Hygieneschulung aller Mitarbeiter*innen mindestens einmal jährlich)
  • Rückverfolgbarkeit (Lieferant*innen der im Betrieb verwendeten Lebensmittel müssen jederzeit ermittelt werden können

Einmal auf digital umgestellt, lässt sich die Dokumentation mit nur wenigen Klicks umfassend automatisieren. Der Vorteile dabei ist auch, dass ihr einstellen könnt, in welchen zeitlichen Intervallen ihr an die nächste Dokumentation erinnert werden sollt.

Die digitale Dokumentation spart nicht nur im Gastro-Alltag, sondern auch bei den regelmäßigen Lebensmittelkontrollen Zeit und Nerven.

Digitales Personalmanagement

Eine App für euer Team und eine Verwaltungssoftware für euch – mehr braucht es nicht, um die Schicht- und Einsatzpläne eures Personals schnell, transparent und flexibel zu verwalten. Dabei hilft das System nicht nur bei der Zeiterfassung, der Lohnabrechnung und der Organisation von Tauschschichten. Ihr stellt auch sicher, dass es weder zu Über- noch zu Unterbesetzungen kommt.

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Digitale Reservierungssysteme

Adé klassisches Reservierungsbuch. Mit einer webbasierten Software lässt sich die Tischplanung über alle eure Geräte spielend leicht organisieren und koordinieren.

Weist darüber hinaus eure Gäste via Button auf eurer Homepage auf die Möglichkeit einer Reservierung mit genauer Tischwahl und Uhrzeit hin. So spart ihr nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch Überbuchungen oder leere Tische.

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Digitale Bestellsysteme

Ihr bietet Außer-Haus-Lieferungen an? Dann integriert auf eurer Homepage eine Software, über die Gäste ihr Essen ordern können. Bestellungen werden so direkt an euer Kassensystem weitergeleitet und verarbeitet.

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Digitaler Einkauf

Großmarktbesuche kosten euch nicht nur Zeit, sondern mitunter auch Nerven? Dann erledigt eure Einkäufe doch einfach mit ein paar Klicks vom Büro aus. Gewährt einen Zugriff für eure Mitarbeiter*innen, so können doppelte Einkäufe vermieden werden. 



Apps wie Choco oder Ordio listen eure Lieferant*innen auf, ermöglichen die Hinterlegung von Bestellungen und bieten somit ein praktisches Rundum-sorglos-Paket an.

Beim Lebensmittel-Lieferdienst Local Life könnt ihr euren digitalen Warenkorb zudem mit biologischen und regionalen Produkten füllen, die zu einer Wunschzeit geliefert werden. 

Online-Auftritt

Eure Social-Media-Aktivitäten und die Homepage sind eure virtuelle Visitenkarte. Füllt sie mit Impressionen aus eurer Gastro und vergesst dabei nicht, Speisekarte, Angebote sowie eure Adresse, die Öffnungszeiten und die Kontaktdaten hinzuzufügen.

Eure Website wird im Netz nicht gefunden? Dann lohnt eine professionelle Suchmaschinenoptimierung.

Weitere digitale Maßnahmen

  • Digitale Buchhaltung
  • Online-Marketing, zum Beispiel in Form von Online-Gutscheinen mit QR-Code, Listings bei Empfehlungs- und Bewertungsportalen sowie Gastro Guides, Bonus-Programmen für Gäste, der Erstellung professioneller Food-Fotos
  • Online-Banking. Der Vorteil: Überweisungen, Daueraufträge, Lastschriften, Kontostand und papierlose Kontoauszüge sind mit einem Klick griffbereit.
  • Kühlgeräte durch kabellose Bluetooth-Thermometer ins smarte Netzwerk einbinden. So lassen sich die Temperaturen jederzeit und von jedem Ort kontrollieren und dokumentieren.